Quand on travaille beaucoup, on se sent vite débordé et submergé sous les dossiers, les emails et les tâches à traiter. Pas facile de gérer son quotidien quand on travaille autant, mais c'est important d'éviter tout stress et d'apprendre à bien s'organiser pour réussir à tout faire tout en se gardant du temps pour soi et pour sa famille.
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Découvrez les 5 astuces à connaître pour optimiser son temps et en finir avec le stress :
1. Faire des listes
Munissez-vous d’un agenda et de pense-bêtes et notez-y tout ce que vous devriez faire dans la journée comme si la date butoir était le lendemain. En plus de la fameuse « to do list », listez également les choses que vous ne ferez pas et qui seront à déléguer.
Planifier et anticiper sont les mots d’ordre, et gérer vos tâches à accomplir en fonction de leur niveau de priorité vous aidera à aller à l'essentiel et à perdre moins de temps avec les tâches secondaires.
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2. Connaître ses priorités
Avant de s’attaquer à votre liste des choses à faire, il est important de distinguer les tâches importantes de celles qui sont vraiment urgentes.
La méthode pour ne pas se perdre, c’est d’établir une matrice à 2 axes (importance et urgence) avec 4 cases et de commencer par la case « très important ET très urgent ».
Cela vous permettra de voir où vous en êtes en un seul coup d'oeil et de gagner du temps, l'idée étant de faire les choses les plus urgentes en priorité... sans avoir le mauvais réflexe de toujours mettre les choses importantes (comme prendre du temps pour vous ou passer du temps avec vos proches) toujours en second plan !
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3. Se fixer des limites
La bonne gestion de son temps passe également par la fixation des limites. Pour bien gérer votre temps et optimiser votre journée, le temps alloué à l’accomplissement d’une tâche doit être bien défini.
Les conversations téléphoniques et les rendez-vous doivent être limités. Et surtout, il faut se concentrer sur une tâche à la fois pour ne pas être débordé.
Enfin, appliquez la méthode Pomodoro pour apprendre à être plus efficace et à travailler plus vite, ça vous aidera à faire plus de choses tout en passant moins de temps au travail.
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4. Gérer efficacement ses e-mails
Il faut d’abord se fixer des créneaux dans la journée pour la consultation des e-mails et évitez à tout prix de réactualiser votre boîte d'envoi tous les quarts d'heure car à la fin de la journée, ça représente une perte de temps considérable.
Ensuite, il faut appliquer la règle des 4 actions : supprimer, à traiter, transférer et classer. Les courriers inutiles sont à supprimer et ceux qui prennent moins de 5 minutes sont à traiter immédiatement, ce sera toujours ça de fait.
Transférez ensuite les e-mails qui ne sont pas de votre ressprt et classez ceux qui ont été traités pour mieux vous y retrouver. L'idée est de réfléchir à une méthode efficace pour perdre moins de temps à traiter vos emails. Envoyez des réponses courtes et concises et allez à l'essentiel.
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5. Prendre soin de soi
Suivre un rythme soutenu à longueur de temps peut être stressant, fatiguant et même vous conduire jusqu'au burn-out. Il est donc primordial de s’accorder du temps pour soi et de bien se ressourcer le soir et le weekend.
Faire du sport avant le travail, lire durant la pause, écouter de la musique, pensez à vous accorder des moments pour souffler tout au long de la journée. Ne sautez aucun repas parce que vous pensez que ça vous fera gagner du temps, c'est un très mauvais calcul qui nuira forcément à votre productivité !
Veillez aussi à dormir suffisamment (et ne faites pas de nuits blanches pour boucler certains dossiers en pensant vous avancer pour le lendemain) et pensez à bien boire car sinon, à la longue, cela aura des effets très négatifs sur votre santé mais aussi sur votre capacité de concentration.
Si vous ne prenez jamais soin de vous sous prétexte de faire plus de choses, vous finirez par être tellement fatigué que vous n'arriverez plus à travailler efficacement et rapidement.
Mieux vaut prendre soin de vous et vous accorder des pauses pour revenir au travail productif et concentré !
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