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Dématérialisation : les logiciels de signature électronique se popularisent

09 janvier 2020 - 12 : 51
par Laura Vous prévoyez de procéder à l’installation d’un logiciel de signature électronique ? Découvrez dans cet article tout l’intérêt de ce logiciel.

Dans les relations d’affaires, les échanges numériques prennent de plus en plus de place et d’importance. Et pour rationaliser les ressources consacrées à ces échanges, la signature numérique vient vraiment à point nommé. C’est un gage de confiance dans vos échanges numériques. Au moyen d’un logiciel de signature électronique, vous pouvez facilement apposer votre signature sur des documents numériques avant de les expédier. C’est un gain de temps, de papier et d’efficacité. Il est donc important, en tant qu’entrepreneur ou manager, de maîtriser cet outil qui se démocratise.

En quoi consiste une signature électronique ?

L'introduction de la signature numérique dans les processus internes des entreprises répond à un souci de rationalisation des moyens de production. Elle a permis, par exemple, dans bon nombre d’entreprises, d’améliorer considérablement les délais de réalisation des factures, les délais de recouvrement des créances, ou encore les délais de traitement de dossiers volumineux. Un logiciel de signature électronique suffit pour améliorer la rentabilité d’une entreprise.

Concrètement, la signature électronique est un procédé faisant appel à des mécanismes de cryptologie, et permettant la garantie de l'intégrité d'un document ou d’un fichier numérique au moyen de l’authentification de son auteur. Si au départ, les précurseurs de la signature électronique en faisaient une analogie avec la signature manuscrite, il faut préciser qu’aujourd’hui, en termes de fiabilité et d’authenticité, une signature électronique vaut bien plus.

En effet, il faut savoir que la signature électronique a, dans la majorité des pays, une valeur légale incontestable même devant les juridictions. Ainsi, grâce à un logiciel de signature électronique, on peut dématérialiser un ensemble de tâches comme la rédaction et la signature des contrats commerciaux, l’établissement de documents de ressources humaines, les accusés de réception à l’interne, etc.  En outre, si la signature manuscrite ne requiert qu’un crayon ou un stylo, les outils de la signature numérique sont multiples et varient selon les besoins, les usages, ou le logiciel utilisé.

Comment fonctionne un logiciel de signature électronique ?

Pour savoir comment fonctionne la signature électronique à l’aide d’un logiciel, tout dépend justement du logiciel que vous utilisez. Mais en règle générale, pour apposer un accord sur un document au moyen d’un logiciel de signature électronique, le document doit être téléchargé à partir de votre ordinateur ou d’une plateforme interne de partage de fichiers, vers votre logiciel. À partir du logiciel, vous procéderez ensuite à l’ajout des signataires du document tout en insérant des balises aux emplacements où ils sont censés apposer leurs signatures.

Une fois le document préparé, il est transmis au moyen d’un lien vers votre boîte mail à vos destinataires qui, après avoir ouvert le document, sont orientés par les balises et apposent leurs signatures. Toutes ces transactions sont chiffrées et sécurisés grâce à des certificats électroniques et des systèmes d’authentification de chaque signataire. Le logiciel de signature électronique n’est pas complexe d’utilisation et ne nécessite pas que l’utilisateur ait des connaissances particulières en informatique ou en systèmes d’authentification.

Grâce à ce type de logiciel, vous pouvez donc préparer et expédier des documents à signer à leurs signataires, les signer vous-même ou encore, les faire signer en face-à-face. Le plus intéressant si vous êtes manager ou coordonnateur d’équipe ou de projet, c’est la possibilité que vous avez de suivre en temps réel le statut desdits documents, directement sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone avec les applications mobiles disponibles selon votre terminal.

D’ailleurs, pour chaque type de logiciel de signature électronique, des applications sont disponibles sur toutes les plateformes de téléchargement.

Quelle est l’utilité de la signature électronique ?

La signature électronique est un gage de confiance dans les échanges numériques. Elle permet de gagner en productivité, en sécurité et en espace. Elle évite les pertes de temps liées aux impressions quotidiennes de documents pour y apposer une signature manuscrite.

C’est un vecteur de performance qui permet ainsi de gagner de l’espace et de réduire les dépenses quotidiennes liées à l’achat de papier. Elle assure également la sécurité des échanges en ligne, notamment ceux qui requièrent un haut degré de confidentialité. Un logiciel de signature électronique est donc un outil essentiel en entreprise.

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Laura
Je suis gourmande, susceptible et râleuse (surtout quand on veut goûter mon dessert). Mais à part ça, je ne mords pas, je vous jure !