Si l’on s'en tient à la définition de base, oui, je suis une secrétaire, cependant, et cela est peut-être prétentieux ou dédaigneux, j’ai toujours fait la distinction entre une secrétaire et une assistante (a fortiori de direction).
Non pas que nos principes de travail soient différents mais le distinguo se fait sur la faculté d’anticipation et d’assistance (d’où assistante de…).
Mes fonctions principales, outre la tenue d’un agenda ultra chargé (pour ma part de trois… oui, j’ai hérité de trois Directeurs), de la préparation des dossiers du jour, de l’ouverture et de l’archivage des courriers (et autres joyeusetés), des appels téléphoniques basiques ou importants, il y a quelques petites activités à acquérir :
- La faculté d’anticiper,
- La faculté de prévenir,
- La faculté de protéger,
- La faculté de la fermer et d’oublier tout en se souvenant,
- La faculté d’être autonome,
- La faculté de gérer le stress, les humeurs et les coups du destin.
Pour les trois premières, c’est l’expérience qui aide. Anticiper, prévenir et protéger sont les mamelles d’une Assistante de Direction. Le Big Boss a besoin de travailler sur le fond d’un dossier, de se concentrer pour de rester focalisé sur l’essentiel, non pas de gérer les demandes (incessantes) de tout un chacun (qui veut plus de ça, moins de ci, etc.). Donc, il faut lui faciliter le quotidien. Prendre des décisions (souvent s’en informer au préalable), exiger des réponses avant même qu’il soulève le dossier et, surtout, faire barrage entre son bureau et le vôtre (version Belle au Bois Dormant avec un sourire à se damner ou version Reine de Blanche Neige avec malédiction sur dix générations).
Evidemment, l’expérience est utile, mais l’instinct aussi. Plus on avance en âge, plus on acquiert des intuitions. On sent le dossier qui va foirer, l’agent qui va poser un problème, l’appel « banal » qui sent le soufre à vingt mètres, sans compter sur le détail que personne n’a remarqué et qui va faire boule de neige à la vitesse de la lumière.
Cette partie est essentielle, épuisante et nerveusement difficile à supporter certains jours. Je repars souvent vidée et énervée comme un pou à la maison (d’où ma propension à revenir vers chez-moi en marchant, la musique à fond dans les oreilles).
Tout cela sous-entend, ainsi, que l’on soit autonome. Pas la peine de vous y aventurer, si pour une simple copie d’un document, vous vous demandez s’il ne faut pas avertir le chef. Idem pour la prise de rendez-vous.
Une fois la confiance établie entre vous (cela peut être rapide, si vous posez les bases dès le premier jour ; très long, si le chef veut mener la danse pensant tout comprendre de votre travail alors qu’il ne mesure pas le temps que cela prend pour accomplir une tâche simple comme la gestion du courrier entrant), vous pouvez prendre la main quasi complète sur son agenda.
Pour ma part, je sais que je peux prendre tel ou tel rendez-vous sans en avertir les intéressés car je connais leurs dossiers, les interlocuteurs, leurs priorités et autres idées/avancées/projets futurs. Il faut pour cela une mémoire à toute épreuve.
Vous vous rappellerez de tout, tout le temps, mais, surtout, sans jamais l’ébruiter. Oui, le dossier passé entre vos mains en 1789 était foireux, bourré de clichés, mais il a été élu le meilleur de la décennie. Vous avez archivé la bonne version, et gardé les mauvaises pages… au cas où quelqu’un chercherait des poux dans la tête du Big Boss. Oui, cela s’appelle le filet de sécurité (et de protection… autant dire la loyauté).
Dès lors, sa vie professionnelle est organisée par vos soins et vous pouvez tout planifier pour que cela soit facile pour votre Big Boss. Par exemple : la méga réunion trimestrielle a lieu dans deux semaines, vous prévoyez une préparatoire et des rendez-vous individuels avec les chefs de service, histoire que le dossier soit cadré et sans surprise majeure, sans qu’il en fasse la demande. Ça c’est votre job !
Bien sûr, les aléas, les contretemps, les annulations et autres grains de sable dans les rouages sont quotidiens. Cela prend un temps à fou à organiser, désorganiser, réorganiser et gérer. Cela porte sur les nerfs, cela contrarie et cela retarde votre propre travail de secrétariat.
En tant qu’Assistante de Direction, ne prévoyez pas une heure de sortie automatique, cela dépend de l’actualité du jour. Big Boss peut avoir besoin d’un document, d’un courrier, d’un dossier, d’un appel, d’une réunion, pile au moment où vous avez le manteau sur le dos, votre sac sur l’épaule et la tête déjà dans votre vie personnelle.
Et là, votre cerveau professionnel refait surface, vous fait poser le manteau, le sac et les projets personnels du jour sur la chaise, et vous enchaîne pour une minute ou des heures.
C’est en cela que ce travail peut être aussi passionnant qu’addictif. Malgré les bases quotidiennes, vous ne savez jamais ce qu’il va arriver dans la journée. L’imprévu est le lot de chaque Assistante de Direction.
Je ne vous mentirai pas en disant que cela peut épuiser sur la durée, surtout quand vous avez fait le tour de votre poste et que vous maîtrisez (tout étant relatif) l’ensemble ce qui peut être géré par votre entreprise (société/administration, etc.).
La vie est ailleurs et il faut l’avoir parfaitement équilibrée pour « survivre » à ce genre de pression.
Ah, oui j’oubliais de parler d’une qualité essentielle : la loyauté.
Principe de base de tout relation étroite avec votre Big Boss, la loyauté (et la confiance qui va avec) est la pierre de voûte de votre « fusion » : assister c’est aussi soutenir.
Et je n’ai pas dit aveuglément…
A partir de ce moment-là, vous pouvez prendre du galon, gérer des dossiers seule plus intéressants et assister à des réunions stratégiques toujours motivantes. Cela dépendra de votre travail.
Côté salaire, je ne peux rien dire car je suis fonctionnaire et, et ma catégorie n’est pas reconnue dans mon corps administratif (autant dire rémunération sur une grille qui évolue à la vitesse d’une limace malade de la peste et point d’avenir hors concours interne, ce qui subodore du temps libre hors du bureau...). Cependant, certaines de mes consœurs du privé sont payées très raisonnablement et bénéficient d’avantages en nature.
Alors, ça vous tente ?
