J'adore faire des listes. J'ai toujours un morceau de papier juste à côté de mon ordinateur et sur lequel j'écris au crayon de papier pour pouvoir changer et modifier ma liste à chaque fois que j'en ai envie.
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Je ressens une grande satisfaction quand j'ai fini une tâche et que je peux la barrer de ma liste. Parfois, j'ai même deux listes en même temps : ma liste de choses à faire dans la journée, et une liste de choses à faire pour la semaine ou le mois à venir.
Je préfère faire deux listes séparées pour ne pas être trop frustrée de ne pas pouvoir barrer grand-chose de la seconde liste et éviter d'avoir l'impression que je n'avance pas.
Quand ma journée est terminée, je recommence une autre liste et je reporte les tâches que je n'ai pas pu accomplir la veille de mon ancienne liste sur ma nouvelle liste. Et j'aime bien m'organiser de cette manière, car ça me permet de faire beaucoup de choses.
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Je connais beaucoup de gens (et j'en faisais partie il n'y a pas si longtemps) qui font des listes beaucoup plus formelles, avec des codes couleurs, des dates de fin précises pour chaque tâche et du coup très peu de marge de manoeuvre.
Mais des chercheurs ont démontré qu'une liste trop traditionnelle avait un inconvénient majeur : une journée de travail se fait très rarement sans interruption, et le problème d'une liste trop précise, c'est qu'on ne peut accomplir toutes les tâches qui sont prévues que si personne ne nous interrompt une seule fois dans la journée.
Une interruption ou un rendez-vous imprévu et ça suffit pour désorganiser toute la journée.
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Des chercheurs ont étudié la façon dont les gens s'organisent pour travailler
Des chercheurs américains, canadiens et britanniques ont étudié l'organisation de 187 employés pendant deux semaines ainsi que leur efficacité.
Ils ont identifié deux groupes de personnes : les employés qui utilisent une organisation classique et figée dans le temps et ceux qui prévoient des marges de manoeuvre pour anticiper les interruptions et se permettre de garder une certaine flexibilité pour ne pas subir les petits imprévus du quotidien.
Les chercheurs ont mesuré le nombre de fois où les employés ont été interrompu dans leur travail chaque jour et ls ont noté l'investissement et la concentration de chacun ainsi que ce qu'ils pensaient de leur capacité à assumer les responsabilités qu'ils devaient assumer dans le cadre de leur emploi.
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Les résultats de cette étude ont mis en évidence le lien entre la façon d'organiser sa journée de travail (figée dans le temps ou flexible) et la satisfaction du travail ressentie ainsi que la quantité de travail fournie.
Les employés qui ont utilisé une méthode d'organisation avec des deadlines fixes étaient plus investis et plus productifs quand ils n'étaient pas ou très peu interrompus dans leur travail.
En revanche, les employés qui avaient une organisation de travail plus flexible se sont montrés plus investis et plus productifs que les autres qu'ils soient interrompus dans leur travail ou non.
Et les jours où les interruptions étaient particulièrement nombreuses, les employés qui avaient opté pour une méthode de travail figée dans le temps ont vu leur productivité et leur concentration décroître de manière significative soit pendant au moins 20% du temps de travail.
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Pour résumer, plus on est capable de s'adapter aux imprévus et aux interruptions pendant sa journée de travail, plus on a de chance d'accomplir les tâches qu'on se fixe et d'être satisfait de votre travail.
Les chercheurs, qui ont publié le résultat de leur étude dans le Journal of Applied Psychology, conseillent pour cette raison de préparer chaque journée de travail en anticipant les imprévus et en essayant d'évaluer combien de temps et combien de fois on risque d'être interrompu pendant sa journée de travail.
Si vous pensez ne pas être interrompu ou quasiment pas au cours de la journée, le plus stratégique est de vous fixer beaucoup de choses à faire en priorisant les tâches les plus urgentes.
Si vous pensez que vous allez être interrompu souvent, veillez à vous faire une liste de choses à faire beaucoup plus réaliste et qui prendra en compte toutes les autres choses que vous aurez à faire pendant la journée.
Découvrez maintenant le jour où on est le plus productif de la semaine (et celui où on bosse le moins) et ces 10 conseils efficaces pour être plus productive.
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