Humeurs

Je suis débordée au travail : 10 conseils efficaces pour être plus productive

24 mars 2018 - 12 : 25
par Clémence Parfois, on est tellement débordé qu'on n'arrive plus à faire tout son travail : on perd du temps, on se déconcentre vite et chaque journée devient laborieuse. Découvrez comment devenir plus productif pour travailler mieux et plus vite.

Lorsqu’on rumine sans cesse ou qu'on pense souvent aux choses inachevées, on perd son temps.

Et le problème, quand on a cette mauvaise habitude, c'est que quand on arrive au bureau, on se déconcentre facilement, et on a de plus en plus de mal à travailler vite et à boucler ses dossiers.

Les erreurs d'inattention s'accumulent, on perd confiance en soi et on est de plus en plus découragée.

Pourtant, pas question de négliger le travail et même si prendre quelques jours de vacances peut faire beaucoup de bien, on ne peut pas repousser le retour au bureau éternellement !

Il faut donc trouver une solution. Pour résumer la situation, on veut être productif, mais en même temps, on a trop de choses à faire.

Si vous êtes dans ce cas, voici quelques conseils efficaces pour vous aider à mieux travailler et être plus productive.

Même si vous pensez que vous avez trop de travail et que vous n'arriverez jamais à tout faire sans faire des heures supp' sans cesse, vous verrez qu'en les appliquant, vous parviendrez à travailler mieux, plus vite, et tout ça en étant plus sereine !

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1. Se coucher tôt

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Le premier conseil à retenir est celui qui est le pilier de tous, et c'est logique : il concerne le sommeil. Car le manque de sommeil provoque de la fatigue, mais rend aussi notre système immunitaire plus faible, diminue notre capacité de concentration, nous laisse à fleur de peau, et nous rend plus stressée.

En plus d'affaiblir notre organisme, le manque de sommeil a donc des conséquences considérables sur notre humeur. Quand nous ne dormons pas assez, nous avons du mal à gérer nos émotions, nous prenons tout mal et tout prend vite des proportions démesurées alors que nous pourrions gérer les choses beaucoup plus simplement si nous n'étions pas si stressée.

Or pour travailler vite, nous avons besoin de nous concentrer au maximum, mais aussi de ne pas perdre de temps avec des choses qui n'en valent pas la peine.

Si vous vous sentez débordée ou découragée et que vous êtes tentée de vous coucher plus tard pour finir ce que vous avez à faire, ne cédez pas à la tentation ! Il est préférable de ne pas négliger votre sommeil et de bien dormir au moins sept à huit heures par nuit pour affronter au mieux votre journée de travail.

Vous verrez, vous vous sentirez mieux aussi bien dans votre corps que dans votre tête, et vous travaillerez beaucoup plus efficacement.

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2. Mettre une alarme

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Pour avoir le temps de vous préparer tranquillement et éviter de démarrer votre journée en étant obligée de vous dépêcher parce que vous ne voulez pas arriver en retard, n'oubliez pas de mettre un réveil... et faites ensuite l'effort de vous lever tout de suite !

En vous réveillant tôt et en ne perdant pas de temps dès le matin, vous serez sûre d'arriver bien à l'heure au bureau et de ne pas stresser pendant que vous vous préparez ou que vous êtes sur le trajet jusqu'au bureau.

Vous aurez même peut-être le temps de faire votre lit, débarrasser la table du petit déjeuner ou ranger un peu avant de partir. De cette manière, vous arriverez vraiment sereine au bureau et vous pourrez vous libérer l'esprit pour mieux vous concentrer. 

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3. Créer une « to-do list »

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Pour ne pas perdre de temps et optimiser votre journée de travail, la première chose à faire en arrivant au bureau (ou encore mieux : la veille ou sur le chemin du travail), c'est de vous faire une liste de choses à faire.

Notez sur un carnet ou sur une appli dédiée toutes les tâches que vous devez accomplir par ordre de priorité. Ecrivez ou surlignez d'une couleur vive (par exemple en rouge) toutes les choses urgentes à finir absolument avant de quitter le bureau le soir, et notez d'une autre couleur (par exemple, en noir ou en bleu) les tâches qui pourront attendre jusqu'au lendemain.

Commencez par toutes les tâches les plus rapides à effectuer et pensez bien à rayer chaque action réalisée sur votre to do list. Comme ça, vous aurez la sensation de bien avancer et vous serez d'autant plus motivée pour continuer !

Ensuite, une fois que vous aurez fait toutes les tâches qui peuvent se faire rapidement en 5, 10 ou 15 minutes, attaquez-vous aux tâches plus longues. Scindez-les en sous-tâches de 40 à 50 minutes maximum et faites une pause à chaque fois que vous avez atteint l'objectif en question.

Pour toutes les actions machinales ou rébarbatives que vous n'aimez pas faire, essayez de rendre la tâche plus agréable : donnez-vous un objectif de durée et essayez de les faire le plus vite possible, promettez-vous une bonne pause café ou une petite récompense sucrée dès que vous l'aurez finie ou mettez un peu de musique si c'est possible.

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4. Bien manger

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Pour être en forme et rester concentrée toute la journée sans difficulté, il est essentiel de bien se nourrir.

Même si vous vous dites que vous n'avez pas le temps le matin, prenez le temps de commencer votre journée en prenant un petit-déjeuner copieux et surtout sain. Cela vous procurera assez d’énergie pour tenir jusqu'au déjeuner sans avoir de fringale ou de coup de pompe.

Manger de l'avoine au petit-déjeuner est par exemple une excellente idée pour faire le plein d'énergie et de nutriments tout en évitant toutes calories superflues et une digestion difficile.

Si vous n'avez aucune idée de ce que vous pouvez manger au petit-déjeuner, jetez un oeil à nos 3 idées de recettes saines pour le petit-déjeuner ou aux 3 meilleurs petits-déjeuners pour perdre du poids qui vous permettront de faire le plein d'énergie tout en gardant la ligne.

Continuez sur votre lancée en mangeant un déjeuner et un dîner équilibrés à base de légumes, de protéines maigres et d'un peu de glucides. En plus de vous permettre d'être en meilleure santé, cela vous permettra d'avoir l'énergie nécessaire pour travailler efficacement toute la journée sans coup de barre.

N'hésitez pas à rajouter un petit encas à 11h ou 16h si besoin (une banane avec un yaourt est par exemple un bon choix) et à bien boire tout au long de la journée, de l'eau ou des tisanes détox.

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5. Être organisée

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Une fois que vous avez défini votre liste de choses à faire et que vous avez rangé vos tâches du jour par ordre de priorité, il ne vous reste plus qu'à vous en servir pour bien vous organiser.

Car il ne suffit pas de garder votre liste dans un coin et de ne plus la sortir.

Mieux vous serez organisée, plus vous anticiperez et plus vous aurez le temps et la possibilité d'optimiser au mieux votre temps. Faites-vous un planning clair, notez scrupuleusement tous vos rendez-vous professionnels et personnels pour ne pas avoir l'esprit encombré et être sûre de ne rien oublier.

Vous avez un rendez-vous client hyper important mercredi à 16h, et le récital de danse de votre aînée à 18h ? Essayez de décaler votre rendez-vous, ou préparez votre fille à l'idée que vous allez faire le maximum pour être là mais que vous serez peut-être en retard. En anticipant les choses, vous serez moins stressée, et vous aurez le temps de mieux gérer votre temps.

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6. Se mettre en mode « HORS LIGNE » ET éteindre le téléphone

Chaque jour, nous perdons un temps incroyable sans même nous en rendre compte avec des actions qui ne sont en fait que des pertes de temps.

Actualiser ses emails, lire ses notifications Facebook, surfer sur ses sites préférés, se tenir au courant de l'actu, il y a de nombreuses choses qui nous font perdre du temps sur internet.

Et ce n'est pas tout, car c'est pareil avec notre smartphone : le téléphone qui sonne ou vibre sans cesse pour nous indiquer qu'on a reçu un appel perso, des messages ou de nouvelles notifications sur les réseaux sociaux, ça déconcentre énormément.

Pour travailler efficacement, on ne se laisse pas interrompre et on canalise son attention ! Le plus efficace est de couper son téléphone (on le rallumera à la pause pour vérifier si on n'a pas reçu d'appels importants), de mettre son ordinateur en mode hors ligne à chaque fois qu'on n'a pas besoin d'internet ou au moins de fermer tous les onglets "persos" dont on n'a pas besoin pour le travail.

On n'ouvre sa boîte mail que quand on en a besoin ou qu'on a décidé de traiter ses emails, et on ne cède pas à la tentation d'actualiser sans cesse sa boîte de messagerie.

Mine de rien, à la fin de la journée, ça représente beaucoup d'heures de travail et d'attention en plus !

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7. Définir des objectifs

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Il est important de définir des objectifs, que vous pouvez atteindre à court, moyen ou long terme.

Réévaluez régulièrement vos objectifs et faites le point chaque semaine pour savoir si vous avez atteint les objectifs que vous vous étiez fixés. Supprimez les objectifs atteints de votre liste, et demandez-vous pourquoi vous avez pris du retard ou rencontré des difficultés pour atteindre les autres.

Cherchez des solutions, donnez-vous un délai supplémentaire si besoin et refaites le point quelques semaines plus tard en reprenant vos notes.

En vous fixant des objectifs clairs et en suivant leur réalisation, vous parviendrez plus facilement à les atteindre dans le délai que vous aurez fixé, et vous améliorerez votre productivité.

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8. Être bien ordonnée

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A votre arrivée au bureau, vous devez pouvoir commencer à travailler tout de suite.

Pas question donc d'entasser les dossiers, les cartons ou les boîtes de rangement qui vous empêcheraient d'accéder facilement à votre espace de travail car en plus de vous faire perdre un temps fou – si tout est en bazar, retrouver un dossier revient à chercher une aiguille dans une botte de foin ! – cela aura le don de vous décourager avant même d'avoir commencé à travailler.

Au lieu de ça, rangez au maximum votre espace de travail et ne laissez rien traîner sur votre bureau. Tous les soirs, avant de partir, prenez quelques minutes pour ranger tout ce qui peut l'être : remettez les stylos dans votre pot à crayons, rangez vos dossiers, et si vraiment vous devez garder certaines pochettes sous la main, ne les laissez pas étalées sur tout votre bureau mais empilez-les plutôt en une pile nette.

Vous y verrez plus clair et ce sera beaucoup plus facile ensuite de vous remettre au travail le lendemain matin.

Inversement, si vous êtes particulièrement désordonnée, il vous faudra peut-être quelques dizaines de minutes pour retrouver votre dossier en cours ou un stylo, et ça vous fera forcément perdre du temps.

Alors pensez-y : un bureau ordonné et bien rangé permet de garder un état d’esprit propice au travail.

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9. Prendre des pauses

Les gens qui prennent le temps de se relaxer retrouvent facilement leur concentration, après avoir laissé leur cerveau se reposer.       

En effet, prendre des pauses régulièrement est essentiel pour ne pas se déconcentrer, se ressourcer et retrouver de l'énergie.

Profitez-en pour aller faire quelques pas, boire de l'eau ou un café, discuter avec des collègues ou lire quelques paragraphes de votre roman du moment, même si ce n'est que pendant quelques minutes.

Ca vous permettra de vous vider la tête, de lâcher prise quelques instants, bref de faire autre chose pour revenir encore plus ressourcée à votre bureau.

C'est très important pour rester motivée tout au long de la journée et continuer à travailler efficacement.

La méthode Pomodoro préconise de faire des pauses de quelques minutes toutes les quarante minutes maximum. Essayez donc de ne pas laisser passer plus d'une heure sans faire de pauses, surtout si vous voulez travailler vite et bien !

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10. Éviter la procrastination

Ne remettez jamais au lendemain ce que vous pouvez faire tout de suite.

Prenez l'habitude de faire les choses rapidement, et ne laissez pas traîner les tâches qui nous semblent rébarbatives, sinon, votre travail va s'accumuler et vous aurez de moins en moins envie de les faire.

Si une tâche vous semble trop difficile, accordez-vous plus de temps pour en venir à bout ou pensez à demander de l'aide à vos collègues, mais ne cherchez pas à l'éviter car l'effet boomerang vous reviendra en pleine tête un peu plus tard, à un moment où vous serez encore plus débordée.

Quand on a pris l'habitude de procrastiner et de tout remettre au lendemain, on culpabilise beaucoup, on regrette, on stresse devant tout ce travail qui s'accumule, et c'est très malsain.

Prenez au contraire le taureau par les cornes et attaquez-vous à toutes ces tâches que vous devez faire même si vous n'en avez pas du tout envie.

Vous verrez que même si au début, vous travaillez lentement car vous y allez à reculons, plus vous avancerez, plus vous vous sentirez légère et fière de vous et plus vous serez motivée pour finir la tâche en question.

Et comme on dit : « ce qui est fait n’est plus à faire », donc vous aurez au moins gagné le plaisir de rayer cette tâche de votre liste de choses à faire !

Lire aussi : 4 raisons pour lesquelles vous n'arrivez pas à atteindre vos objectifs

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Clémence
Je fais partie de la rédac' SBG, et j'aime écrire, sortir, m'amuser, manger (très important, ça aussi !) et partager. Je vous propose donc régulièrement de découvrir mes derniers coups de <3.