Pendant des années, les salles de conférence traditionnelles semblaient indispensables. L’image de la réunion entre collaborateurs et de la création d’un nouveau produit a toujours été indissociable de celle de cette salle physique appelée salle de conférence, ou de réunion. Pour de nombreuses personnes, c’est toujours le cas même si les bureaux virtuels font des progrès sur la façon dont les affaires seront menées dans le futur. Travailler depuis un seul endroit présente des avantages, en particulier le contact direct, mais les bureaux virtuels changent la donne.
Les temps changent. Les avancées technologiques stimulent actuellement la croissance des télécommunications alors que le travail devient incroyablement populaire. De telles avancées ont permis le nouveau concept de bureau virtuel. Selon ce concept, les travailleurs peuvent travailler depuis de nombreux endroits sans avoir à se déplacer vers des espaces de bureau traditionnels. Les salariés travaillent désormais dans le confort de leur maison tout en communiquant avec leurs collaborateurs et leurs responsables grâce au téléphone, à internet et à la vidéoconférence pour les réunions.
Si vous transposez ce concept d’un lieu de travail virtuel à l’échelle d’une petite entreprise, vous pourriez vous demander s’il est réellement pratique. En réalité, les petites entreprises devraient envisager d’adopter ce concept si elles doivent réduire leurs dépenses et faire des économies. Comme de nombreuses petites entreprises ne disposent pas de devantures ou d’espace physique, il leur est indispensable de faire appel à un service de vidéoconférence, offert par des compagnies comme BlueJeans, pour les entreprises qui dépendent de l’informatique, notamment pour leurs équipes créatives dispersées.
Voici pourquoi.
Un service incroyablement bon marché
La première raison pour laquelle les entreprises officiant dans l’industrie créative choisissent de mettre en place des services de réunions en ligne c’est qu’ils sont abordables, comme l’illustre le cas de Times Internet Ltd selon TechCircle. L’installation est meilleur marché que la location d’un espace physique. En outre, vous bénéficiez toujours de tous les avantages d’une location physique et tout cela sans avoir à subir les frais qui s’ajoutent à la location dont :
- Un contact direct sans déplacements.
- Une transmission réussie des données, éliminant le dédoublement du travail.
- Des échanges interpersonnels qui améliorent l’avantage compétitif d’une entreprise.
- Un renforcement de la culture d’
- Une opportunité d’établir une relation avec des collaborateurs extérieurs.
- Une amélioration de la formation dans l’entreprise garantissant le fait que tout le monde soit au même niveau indépendamment de son emplacement physique.
Des niveaux de productivité améliorés
Les membres de votre équipe n’auront plus à se soucier du temps perdu dans des choses telles que les déplacements vers et à partir d’un bureau physique. Le bureau virtuel réduit drastiquement les risques de temps perdu en déplacements. À terme, vous et vos salariés consacrerez un plus grand nombre d’heures à l’entreprise et à leurs responsabilités professionnelles. Une fois que vous avez éliminé le stress qui accompagne les déplacements quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, vos niveaux de productivité augmenteront considérablement grâce à une amélioration du moral et de l’engagement, deux éléments essentiels pour la courbe de croissance de toutes les entreprises.
Économiser de l’argent sur la technologie
Les propriétaires de petites entreprises ont assez à faire. Toutefois, l’un de leurs problèmes les plus fréquents est de respecter leur budget, tout en restant en contact avec leurs collaborateurs et leurs clients. Les entrepreneurs sont de plus en plus conscients que la technologie a un rôle-clé à jouer dans la gestion d’une entreprise. Cela peut sembler difficile à réussir, mais cela ne l’est pas grâce aux technologies de vidéoconférence. Intégrer le concept de bureau virtuel aide les membres d’équipe créative à travailler à distance, permettant d’importantes économies sur l’installation et la mise à jour des technologies utilisées par chacun des employés.
BYOD (Bring Your Own Device), ou PAP en français (Prenez vos Appareils Personnels) est une tendance grandissante dans le monde des affaires. Cela implique d’avoir un système qui permette le travail en mobilité. La collaboration vidéo devient ainsi plus facile pour l’équipe créative et, qu’importe l’appareil choisi, chacun de vos collaborateurs dispose des mêmes fonctionnalités. En outre, c’est plus facile à mettre en œuvre et cela contribuera à réduire drastiquement les frais liés à la technologie dans votre espace de travail physique.
La continuité des opérations
Les catastrophes naturelles, les épidémies, les incendies et bien d’autres actes de la nature peuvent affecter les affaires. De tels évènements sont généralement en dehors de votre contrôle, et simplement imaginer la possibilité qu’ils se produisent est suffisamment effrayant. Les épidémies d’origine alimentaire entraînent rien qu’aux États-Unis des pertes estimées à plus de 15,6 milliards de dollars (14,5 milliards d’euros), selon Food Safety News.
Environ 80 pour cent des petites et moyennes entreprises sont affectées par des incidents naturels majeurs. Une majorité de ces entreprises ferment ou ne rouvrent pas durant les 18 mois qui suivent la catastrophe. Toutefois, tout n’est pas sombre, la vidéoconférence existe pour vous permettre d’être toujours connecté. Mettre en place cette technologie vous donne la garantie que votre entreprise sera toujours opérationnelle, même depuis un lieu différent, si une catastrophe survient.
La technologie de vidéoconférence nécessaire pour organiser des réunions proches des réunions traditionnelles n’est plus réservée aux 500 entreprises cotées par le magazine Fortune. Cela se fait de plus en plus en grand public chez ceux qui composent la chaîne d’approvisionnement et permet aux entreprises d’être plus proches de leurs salariés et de leurs clients. La technologie n’est plus seulement pour les « grosses » sociétés, les conférences en lignes élargissent la couverture et la créativité de votre équipe de réflexion, tout en établissant des relations plus humaines et connectées sur de longues distances participant à un monde plus connecté.
