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FAQ pour résoudre les problèmes du système de vidéoconférence de votre entreprise

15 septembre 2016 - 16 : 08
par Laura

Dépanner un système de vidéoconférence peut sembler intimidant, mais compte tenu de l’actuelle simplicité d’utilisation de cette technologie, vous ne devriez pas avoir peur de faire quelques pas dans l’inconnu. Bien que de nombreux guides puissent être à votre disposition si vous utilisez un fournisseur de vidéoconférence performant, certaines questions simples peuvent se poser avant, pendant ou après une réunion. Aucun système n’est parfait, il est inévitable de voir apparaître quelques dysfonctionnements. Vous pouvez cependant les résoudre avant qu’ils ne s’aggravent, ou rattraper votre réunion en prévoyant convenablement les choses à l’avance, vous vous épargnerez beaucoup de soucis.

1. Comment puis-je prévoir à l’avance ?

Même si la résolution des problèmes consiste toujours à gérer des problèmes lorsqu’ils surviennent, vous pouvez rendre le processus moins pénible si vous êtes préparés en amont. Selon Business 2 Community, l’une des meilleures choses que vous pouvez faire lorsqu’un dysfonctionnement survient n’est pas simplement de le traiter, mais également de prévenir un chaos futur en faisant en sorte que les ressources soient prêtes en cas de besoin. Comme conserver une copie des numéros de téléphone de chacun des participants à la réunion, disposer d’une solution de repli vous permettant de redémarrer le système comme un autre ordinateur, et d’autres éléments grâce auxquels il sera bien plus facile de vous réunir à nouveau.

2. Et si j’ai besoin d’une aide extérieure ?

Il existe de nombreux types de fournisseurs de vidéoconférence sur le marché, payant et gratuit. Bien que tout ce qui est gratuit semble bon, en réalité si vous souhaitez utiliser cette technologie pour votre entreprise, vous voudrez investir dans un fournisseur fiable. Les systèmes de vidéoconférence offrent des caractéristiques et des services différents adaptés aux entreprises de toutes les tailles, ainsi qu’une interopérabilité. L’essor de l’entreprise peut, entre autres raisons, s’expliquer par le fait que le service permet aux petites entreprises l’utilisant d’être connectées à des sociétés plus grandes qui peuvent déjà disposer d’un fournisseur de vidéoconférence.

Utiliser les services de ce type d’entreprise pour réaliser vos réunions vidéos a un grand avantage, vous aurez toujours quelqu’un disponible par téléphone pour vous aider à régler les problèmes. Si vous avez déjà effectué les gestes basiques, alors la meilleure option pour savoir ce qu’il se passe est de contacter votre service. Cela fait partie du service payant et c’est une partie importante de la résolution de problèmes.

3. Est-il possible que mon équipement soit défectueux ?

L’Université de l’Iowa, une institution qui utilise intensivement les vidéoconférences pour nombres d’activités, des cours aux réunions de travail, recommande aux utilisateurs de vérifier le lieu de réunion en amont et de s’assurer qu’ils savent utiliser à la fois un système de conférence dédié et en ligne. En outre, des problèmes peuvent aussi survenir durant une réunion sans qu’ils soient dus à la technologie, mais peuvent tout de même causer des perturbations. Par exemple, si les participants à une réunion ne désactivent pas leurs micros lorsqu’ils ne parlent pas, cela peut produire des bruits qui peuvent ressembler à un bug. En réalité, c’est simplement le bruit de fond du bureau de quelqu’un qui n’a pas désactivé son micro.

Si vous avez des problèmes ou des interruptions, vous devriez également vérifier la caméra, et demander à tout le monde de faire la même chose. Une part importante de la résolution des problèmes consiste à déterminer la source du problème. Par exemple, il est possible que vous soyez le seul à constater un bug, et que tous les autres n’aient aucune idée de ce qu’il se passe. Si votre écran semble flou, cela ne signifie pas que c’est le cas pour tout le monde. Assurez-vous de vérifier votre propre équipement, avant de demander un rapport aux autres participants.

4. Et si tout a échoué ?

Si rien n’a fonctionné, un redémarrage ne peut pas nuire. Si vous ne rencontrez pas de succès en essayant de résoudre un problème, un redémarrage de votre système ne peut pas faire de mal. Bien qu’il ne s’agisse pas de la meilleure option, car tous les participants devront de nouveau cliquer sur le lien, ou vous allez devoir envoyer une nouvelle invitation, vous devriez limiter les pertes de temps rapidement si vous pensez que la résolution du problème semble peu probable. Vous pouvez aussi vérifier que le fournisseur du service ne connaît pas de problème, car c’est également une possibilité et c’est hors de votre contrôle. Ce problème peut également être traité en contactant un technicien du service à la clientèle, un nouvel argument montrant qu’opter pour un fournisseur payant est un investissement valable.

Chaque type de technologie a ses faiblesses. Cependant, si vous utilisez les services d’un fournisseur fiable et professionnel pour vos vidéoconférences, alors ces problèmes ne devraient pas être fréquents. Il est impossible de contrôler les performances d’un serveur, ou si les réglages de votre ordinateur sont erronés, néanmoins, soyez toujours prêts à résoudre un problème sur-le-champ. L’un des principaux éléments déterminants si une vidéoconférence risque de défaillir est la qualité du fournisseur du service. Si vous utilisez un logiciel gratuit, n’en attendez pas trop. D’autre part, vous pouvez être assuré de bénéficier de davantage de soutien et d’un service plus fiable si vous vous acquittez d’un tarif minimal véritablement conçu pour un usage professionnel.

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Laura
Je suis gourmande, susceptible et râleuse (surtout quand on veut goûter mon dessert). Mais à part ça, je ne mords pas, je vous jure !